Badan Perpustakaan dan Kearsipan Gelar Sosialisasi Kearsipan

Badan Perpustakaan dan Kearsipan
Gelar Sosialisasi Kearsipan

TARKID, (GE).-

Untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Garut menggelar Sosialisasi dan  Bimbingan Teknis Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Bupati No. 784 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan.
Kegiatan yang dilaksanakan di Aula Badan Perpustakaan dan Kearsipan, Kamis (28/2) tersebut berlangsung selama satu hari. Jumlah peserta sebanyak 99 orang perwakilan dari 32 SKPD yang terdiri dari Kasubag Umum satu orang dan pengelola arsip dua orang.
Sekretaris Badan Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Garut, Engkus Kusmayadi, M.Si didampingi Kepala Bidang Akuisisi dan Kearsipan, Ida Rahayu, M.Si, menyampaikan, arsip dari semua persuratan yang dikeluarkan instansi pemerintah sangat penting. "Sebab peran kearsipan  ini sebagai pertanggungjawaban dan menjadi bukti penting," ujarnya.
Kusmayadi menambahkan, sosialisasi dan bintek ini penting dilakukan untuk memberikan pemahaman menyeluruh kepada para kasubag dan pengelola arsip tentang arti penting melaksanakan kearsipan di tingkat SKPD. "Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan dokumen," terangnya.
Kusmayadi menambahkan, para peserta nantinya harus pandai dan dapat memilah-milah mana yang disebut arsip dinamis (aktif), arsip vital (penting), arsip aktif (arsip yang masih berlaku) dan arsip inaktif (frekuensinya sudah menurun).
"Kegiatan ini sangat penting dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan kearsipan, agar arsip itu tetap dalam kondisi baik dan sesuai prosedur yang ada," ujarnya.
Meski demikian, Kusmayadi mengaku bahwa penyimpanan arsip setiap SKPD yang telah diakuisisi, tidak semuanya dapat ditampung di tempat penyimpanan di Badan Perpustakaan dan Arsip karena keterbatasan dan kapasitas bangunan depo yang tidak memadai.
Hal senada disampaikan Ida Rahayu, M.Si. Ia mengatakan, pihaknya senantiasa melakukan monitoring dan memandu kepada masing-masing SKPD mengenai pengumpulan data dan akuisisi kearsipan di pemerintahan daerah. Untuk itu, pihaknya berharap dengan kegiatan sosialisasi dan bintek ini, para peserta dapat lebih meningkatkan perannya dalam mewujudkan arsip pemkab yang lebih tertib.
Ida menambahkan, penataan arsip dan akuisisi di masing-masing SKPD membutuhkan waktu minimal dua minggu sebab akuisisi surat harus harus dilakukan lembar per lembar. "Jika volume dokumen yang akan diakusisi sangat banyak, tentu membutuhkan waktu yang lama. Sebab itu dalam satu tahun hanya lima SKPD saja yang dapat diakuisi kearsipannya pungkasnya. (Syamsul)***


SYAMSUL
PARA petugas kearsipan dari berbagai SKPD di lingkungan Pemkab Garut tengah mengikuti sosialisasi kearsipan yang digelar Badan Perpustaan dan Kerasipan Kabupaten Garut, Kamis (28/2) lalu.*